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SteuerfalleDarf man den Firmenwagen privat nutzen?

Ein blaues Auto mit Geldscheinen auf dem Dach.

Firmenwagen-Privatnutzung: Lohnt sich das steuerlich überhaupt?

Darf man den Firmenwagen privat nutzen? Und darf das Fahrzeug auch an Familienmitglieder verliehen werden? Wir klären die wichtigsten Fragen rund ums Thema Dienstwagen.

von Nicola Pohl (npo)

Viele Firmen bieten ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusätzliche Benefits an. Neben Urlaubsgeld, Bonuszahlungen und Co. gibt es häufig auch das Angebot eines Firmenwagens. Ein Dienstwagen hat für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in der Regel viele Vorteile.

Doch darf man einen Firmenwagen auch privat nutzen und damit zum Beispiel in Urlaub fahren? Dürfen andere Familienmitglieder den Dienstwagen nutzen? Zählt der Arbeitsweg als dienstliche Nutzung eines Fahrzeugs? Und was kostet ein Dienstwagen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer überhaupt und wie wird er versteuert? Wir klären alle Fragen rund um die Privatnutzung vom Firmenwagen.

Firmenwagen: Ist Privatnutzung erlaubt?

Generell ist es möglich, einen Dienstwagen auch privat zu nutzen. Wichtig ist dabei, dass eine Erlaubnis des Arbeitergebers vorliegen muss, der die Firmenwagen-Privatnutzung erlaubt. Diese ist entweder direkt im Arbeitsvertrag enthalten oder wird durch einen zusätzlichen Vertrag für den Dienstwagen festgehalten.

Ein Verbot für die Privatnutzung des Firmenwagens ist hingegen selten. Dennoch sollte vor privaten Fahrten in jedem Fall geklärt werden, ob sie gestattet sind. Nutzt man einen Dienstwagen privat, wenn er nur für geschäftliche Fahrten genutzt werden darf, kann das zu Problemen mit der Versicherung und dem Arbeitgeber führen.

Firmenwagen-Privatnutzung: Was ist erlaubt?

Ist es gestattet, den Dienstwagen auch für private Fahrten zu nutzen, sollte dennoch im Detail abgeklärt und vertraglich festgehalten werden, was genau erlaubt ist.

So sollte beispielsweise festgelegt werden, welche Kosten vom Arbeitgeber und welche von Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer übernommen werden. Ebenso kann es sein, dass der Dienstwagen privat nur zu einem bestimmten Maß genutzt werden darf und nur eine gewisse Menge an Kilometern pro Jahr gefahren werden darf.

1. Firmenwagen-Privatnutzung: Wer darf alles mit dem Dienstwagen fahren?

Mal schnell den Dienstwagen nutzen, um die Kinder zur Schule zu fahren, doch ist es erlaubt, dass auch andere Familienmitglieder den Firmenwagen nutzen? Ob auch Ehepartnerinnen oder Ehepartner mit dem Dienstwagen fahren dürfen, entscheidet der Arbeitgeber. Möchten Sie Ihren Dienstwagen auch an andere verleihen und ihn nicht nur selber nutzen, sollten Sie dies in jedem Fall vorab mit der Firma abklären und vertraglich festhalten. 

Denn wird der Firmenwagen unerlaubt verliehen, kann das nicht nur zu Problemen mit dem Arbeitgeber führen, sondern auch die Versicherung des Dienstwagens greift dann nicht mehr. 

Wichtig: Selbst wenn der Arbeitgeber das Verleihen des Dienstwagens an Familienmitglieder erlaubt, sollte er dennoch hauptsächlich von der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer genutzt werden.

2. Firmenwagen-Privatnutzung: Darf ich mit dem Dienstwagen in Urlaub fahren?

Ist die private Nutzung des Dienstwagens erlaubt, heißt das nicht zwangsläufig, dass das Auto auch für Fahrten am Wochenende genutzt werden darf. 

Vielmehr sollten Sonderfahrten vorab mit dem Arbeitgeber abgeklärt und vertraglich festgehalten werden. Manche Arbeitgeber erlauben nur die private Nutzung des Dienstwagens für kurze Fahrten unter der Woche, andere gestatten auch die Fahrt in den Urlaub, aber beispielsweise nur innerhalb Deutschlands. Da vor allem bei Auslandsreisen viele Kilometer gefahren werden, sollte vor dem Antritt des Urlaubs unbedingt eine Erlaubnis des Arbeitgebers eingeholt werden, um zu garantieren, dass das Auto auch wirklich versichert ist. 

3. Firmenwagen-Privatnutzung: Gilt der Arbeitsweg als private oder dienstliche Fahrt?

Man könnte meinen, dass die Fahrt zur Arbeit bereits als geschäftlich gilt. Jedoch zählen Fahrten zwischen der Wohnung und Arbeitsstätte tatsächlich als privat und gehören nicht nur Arbeitszeit. Ist die private Nutzung eines Firmenwagens verboten, darf damit folglich auch nicht zur Arbeit gefahren werden. Außerdem muss auch der Arbeitsweg in der Steuererklärung berücksichtigt werden.

4. Firmenwagen-Privatnutzung: Welche Kosten trägt der Arbeitnehmer bei einem Firmenwagen?

Wird ein Fahrzeug rein geschäftlich genutzt und ist das vertraglich auch so festgehalten, dann kann die Firma das Fahrzeug vollständig absetzen.  

Anders sieht es aus, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer den Dienstwagen auch privat nutzen. Dann muss zum Beispiel das Tanken für den Firmenwagen selber gezahlt werden, wenn er in der Freizeit genutzt wird. Auch die Benzinkosten für Urlaubsfahrten müssen nicht vom Arbeitgeber übernommen werden. Hinzu kommen die Steuern, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer für die Privatnutzung und den daraus resultierenden geldwerter Vorteil zahlen müssen.

Auch lesen: Wann ist Tanken am günstigsten? So sparen Sie Geld!

Versteuerung: Was kostet mich ein Firmenwagen mit Privatnutzung?

So schön und gut der eigene Dienstwagen auch ist, völlig kostenlos ist er in diesem Sinne nicht. Denn er muss trotzdem von Arbeiternehmerin oder Arbeitnehmer versteuert werden. Also wann lohnt sich ein Firmenwagen mit Privatnutzung überhaupt?

Wird ein Firmenwagen privat genutzt, entsteht dadurch ein geldwerter Vorteil und es müssen Steuern gezahlt werden. Dazu zählen beispielsweise auch Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte, denn diese gelten ebenfalls als privat.

Für die Versteuerung des Dienstwagens gibt es zwei unterschiedliche Methoden und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können wählen, welche sie nutzen möchten. Entweder muss ein Fahrtenbuch geführt werden oder es wird die pauschale 1-Prozent-Regelung angewandt. Je nachdem, wie viel das Auto privat genutzt wird, kann die eine oder andere Variante steuerlich von Vorteil sein.

1. Dienstwagen versteuern mit Ein-Prozent-Regelung

Die 1-Prozent-Regelung ist mit weniger Aufwand verbunden als ein Fahrtenbuch. Laut Einkommenssteuergesetz wird bei einem geldwerten Vorteil, in diesem Fall dem Dienstwagen, ein Prozent des Bruttopreises (dem sogenannten Listenpreis) versteuert. Der Listenpreis ist der Verkaufspreis des Autos bei seiner Erstzulassung.

Bei einem Dienstwagen im Wert von 50.000 Euro sind das 500 Euro pro Monat, die als geldwerter Vorteil angesetzt werden müssen. Dieser Wert wird dann monatlich als Einkommen versteuert. Die 1-Prozent-Regelung lohnt sich vor allem für diejenigen, die den Firmenwagen oft privat nutzen.

Vorteile der 1-Prozent-Regelung:

  1. Unkompliziert und mit wenig Aufwand verbunden
  2. Lohnenswert für alle, die den Dienstwagen auch privat viel nutzen

Vorsicht vor der Kilometerpauschale bei der Firmenwagen-Privatnutzung

Den Dienstwagen nutzen und den Arbeitsweg nicht versteuern? Das wäre Steuerhinterziehung. Nutzt man den Dienstwagen für den Weg zur Arbeitsstätte, steigt der pauschale Wert jedes Kilometers der einfachen Strecke um 0,03 % des Listenpreises an. Bei einer Strecke von 30 Kilometern und einem Listenpreis von 50.000 Euro steigt der geldwerte Vorteil um 450 Euro als Entfernungspauschale an.

Wird der Firmenwagen nur selten für Fahrten ins Büro genutzt, kann statt einer Entfernungspauschale auch eine Einzelbewertung genutzt werden. In diesem Fall werden pro Kilometer pauschal nur 0,002 % des Listenpreises angesetzt. 

2. Dienstwagen Versteuerung mit Fahrtenbuch

Der Nachweis per Fahrtenbuch ist mit einem höheren Aufwand verbunden als die pauschale Versteuerung per 1-Prozent-Regelung. Dadurch, dass aber nur die tatsächlich stattgefundenen Fahrten versteuert werden, bietet sich diese Methode vor allem für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer an, die den Firmenwagen kaum privat nutzen.

Wichtig ist dabei, dass die strengen Regeln des Finanzamts zur Führung des Fahrtenbuchs eingehalten werden. Dieses muss entweder analog in Form von einem richtigen Buch oder kann digital als elektronisches Fahrtenbucht geführt werden, eine Excel-Tabelle ist nicht zulässig. Vergangene Einträge dürfen dabei nicht mehr geändert werden.

Bei einem Eintrag im Fahrtenbuch müssen für jede getätigte Fahrt folgende Dinge festgehalten werden: Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, Datum, Fahrtziel und die dienstliche Tätigkeit. 

Vorteile des Fahrtenbuchs:

  1. Lohnt sich für alle, die den Dienstwagen nur selten privat nutzen
  2. Konkrete Abrechnung der stattgefundenen Fahrten, dadurch werden Steuern gespart

Geldwerten Vorteil senken und Steuern sparen

Zahlt man als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer verschiedene Kosten, die für den Firmenwagen anfallen, lässt sich dadurch der geldwerte Vorteil reduzieren. Zahlt man beispielsweise selber fürs Tanken, für Reparaturen oder ähnliches, senkt das den geldwerten Vorteil und die Steuern.

Steuern sparen kann man zudem auch mit Dienstwagen, bei denen es sich um Hybrid- oder E-Autos handelt. Bei Elektroautos wird beispielsweise nur die Hälfte des Listenpreises als geldwerter Vorteil berechnet.

Was kostet ein Firmenwagen ohne Privatnutzung? 

Da Firmenwagen im Normalfall auch privat genutzt werden dürfen, geht das Finanzamt auch davon aus, dass dies geschieht. Der geldwerte Vorteil muss also versteuert werden, egal, ob man das Auto wirklich für private Fahrten nutzt oder nicht.

Möchte man definitiv auf die Privatnutzung des Dienstwagens verzichten, sollte man das deshalb im Vertrag festhalten, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden und nicht unnötig Steuern zu zahlen. Denn wird ein Firmenwagen nicht privat genutzt, müssen auch keine Steuern gezahlt werden. Die dienstliche Nutzung des Fahrzeugs kostet also nichts.

Welcher Dienstwagen bei welchem Gehalt?

Generell lässt sich sagen, dass der Bruttolistenpreis des Firmenwagens in der Regel etwa der Hälfte des eigenen Bruttojahresgehalts entspricht. Wer zum Beispiel 50.000 Euro verdient, kann mit einem Firmenwagen im Wert von etwa 25.000 Euro rechnen.