Terminkalender platzt, aber nix kommt bei rum? Unzählige Berufstätige kennen das Gefühl: Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit geht für Besprechungen drauf. Hinterher bleibt oft die Frage nach dem konkreten Nutzen. Die Ursache ist meist nicht eine einzelne Zusammenkunft, vielmehr sind die Häufigkeit und die Teilnehmerzahl das eigentliche Dilemma.

Da stellt sich die Frage: Welches Pensum an Konferenzen ist pro Tag noch vertretbar? Dazu liefert die Wirtschaftspsychologin und Business-Coach Eva Schulte-Austum eine eindeutige Einschätzung. „Die Faustregel aus der Forschung lautet: Mehr als zwei Stunden Meetings pro Tag kosten messbar Produktivität und Erinnerungsleistung“, stellt sie klar. Dieser Wert bezieht sich auf die Summe aller Besprechungen, nicht auf einzelne Termine.

Teilnehmerzahl im Fokus: Das ist die perfekte Gruppengröße

Aber der reine Zeitaufwand ist nicht der einzige kritische Punkt. Genauso wichtig ist die Anzahl der Personen, die an einer Besprechung teilnehmen. Sie hat einen großen Einfluss darauf, ob greifbare Ergebnisse erzielt werden.

Laut der Spezialistin kann eine Gruppe von fünf bis sieben Personen eine zielgerichtete Besprechung mit eindeutigen Entscheidungen erfolgreich meistern. Die Bedingung dafür: Es muss eine Mitschrift angefertigt werden und jede getroffene Entscheidung benötigt einen klaren Zuständigen.

Wenn zehn oder mehr Personen zusammenkommen, wird die Lage schwierig. In solchen Fällen lässt das gemeinsame Gedächtnis der Runde merklich nach. „Zu viele Perspektiven, zu wenig gemeinsamer Fokus“, bringt Schulte-Austum das Problem auf den Punkt. Bei einer Teilnehmerzahl von 15 oder mehr wird die Situation sogar noch heikler.

„Jeder Beschluss braucht einen Namen“

Und was ist die Konsequenz für den Joballtag? „Lieber drei kleine, fokussierte Meetings als ein großes, in dem alle anwesend, aber gedanklich abwesend sind“, empfiehlt die Fachfrau.

Besonders entscheidend ist: „Jeder Beschluss braucht einen Namen dahinter.“ Das bedeutet eine unmissverständliche Zuweisung, zum Beispiel: „Anna kümmert sich bis Freitag darum.“ Ausschließlich so wird die Aufgabe auch wirklich erledigt. Wer also möchte, dass Besprechungen effektiv sind, muss dafür sorgen, dass sie in kleinerem Rahmen, zeitlich begrenzt und mit klaren Verantwortlichkeiten stattfinden. (dpa/red)

Dieser Inhalt wurde mit Hilfe von KI erstellt.