In vielen deutschen Behörden stapeln sich Akten noch immer auf Schreibtischen und in den Regalen. Papierberge über Papierberge. Das nimmt nicht nur viel Platz weg, es sorgt auch für eine quälend langsame Bearbeitung einzelner Fälle. Die Digitalisierung? Geht nur schleichend voran. Aber: Etwas tut sich doch. Das zeigt unter anderem die Stadt Kerpen, die 6000 Akten ihrer Ausländerbehörde endlich digitalisiert hat – per Künstlicher Intelligenz (KI). Die hat der Behörde eineinhalb Jahre Arbeit erspart und zeigt: Auch in den Amtsstuben ändert sich was.

Tausende Akten mit hunderten Seiten. Pro Person teilweise mehrere Ordner voll. Alles in Papierform. In der Ausländerbehörde der Stadt Kerpen war die Situation dramatisch. Julia van Dyck, die das Digitalisierungsprojekt verantwortet, sagt: „Das Ausländerwesen hat bei uns in Hinblick auf die Akten noch komplett analog gearbeitet. Wir hatten keine digitalen Akten.“ Auch im Jahr 2026 leider keine Seltenheit. „Gleichzeitig hatten wir im Ausländeramt einen knappen Personalstand. Die Menschen dort haben eigentlich nur Brände gelöscht. Es war keine Zeit, diese Masse an Akten fürs Scannen vorzubereiten.“

Aktenberge ohne Ende – kein Ding für Kollege KI

Dafür hätte ein Mitarbeiter die komplette Akte durchblättern, jeden Aktenteil mit einem Strich- oder QR-Code vom anderen trennen müssen, damit beim Scannen erkannt wird, wo der eine Teil anfängt und der andere aufhört. Eine einzelne Akte kann bis zu 400 Seiten umfassen:

1. Aufenthaltstitel
2. Bescheide
3. Urkunden
4. Strafsachen
5. Ordnungswidrigkeiten
6. Zustellungsnachweise
7. ggf. Fremdakten-Inhalte
8. familienrechtliche Dokumente

„Und die Akten wachsen, je länger die Menschen bei uns sind“, sagt van Dyck. Kurz: „Sehr viel Arbeit.“ Die Lösung hier: Eine KI-Software, in dem Falle der Firma Evy Solutions. Sie erkennt anhand von Briefköpfen, Absendern, Empfängern und Schlagwörtern, in welche Kategorie ein Dokument fällt. „Die KI hat uns alles in die richtigen Aktenteile unterteilt“, sagt van Dyck. Das mühselige Vorsortieren von Hand fiel weg, die Akten konnten in einem Schwung von einem externen Dienstleister gescannt werden und die KI „Xpact“ übernahm den Rest.

Sensible Daten wie die von Asylbewerbern durch eine KI jagen – dafür müssen zweifelsohne hohe Sicherheitsstandards gelten. Michael Vogel, Geschäftsführer von Evy Solutions, sagt: „Es geht nichts ins Ausland. Das ermöglicht uns, hochsensible Daten zu verarbeiten.“ Er nennt das „digitale Souveränität: Die Daten werden nur in Deutschland verarbeitet und gehostet. Wir selbst haben außerdem keinen Zugriff darauf. Außerdem ist alles verschlüsselt, auch der Transfer, die Daten liegen nicht irgendwo offen rum.“

Kerpener KI ist „Fachidiot“ im besten Sinne

Und die KI-Software sei eine Art Fachidiot: „Unsere KI ist sozusagen dumm. Sie ist nur für einen Fall trainiert. Wir lernen sie mit ein, zwei Fallakten an und dann kann sie das bearbeiten – sie kann aber auch nichts anderes, außer sie wird dafür trainiert.“ Dadurch ergebe sich eine hohe Zuverlässigkeit. Es sei auch ausgeschlossen, dass die KI halluziniert, weil sie nicht – wie etwa ChatGPT – nach Wahrscheinlichkeiten arbeite, sondern nur mit dem, was wirklich vorhanden ist.

KI-Experte und EXPRESS-Kolumnist Rolf Schwartmann sagt: „Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten mit Hilfe von KI muss man generell sehr genau hinsehen. Das gilt für das Training auf der Seite des Anbieters ebenso wie für die Behörde, die das KI-System einsetzt.“ So müssten weiterhin Informations- und Transparenzpflichten gelten. „Hier ist bei sorgfältigem und verantwortungsvollem Vorgehen einiges möglich. Das verlangt aber viel technisches und rechtliches Know How.“

6000 Akten hat die Stadt Kerpen bislang digitalisiert, das spart ihr eigenen Berechnungen zufolge 19 Monate Arbeitszeit einer Vollzeitkraft. Durch die bessere Verfügbarkeit in digitaler Form könnten in der Folge auch Asylentscheidungen schneller getroffen werden. Van Dyck sagt: „Die gesamte Fallsachbearbeitung ist deutlich schneller. Mitarbeiter müssen nicht mehr durch die Akte blättern, sondern können einfach die Volltextsuche nutzen.“ Kommt also nicht nur Mitarbeitern, sondern auch den Asylbewerbern zu Gute. Auch bei Bauanträgen werde die KI schon eingesetzt, sagt Michael Vogel. Hier könne das Programm sogar Empfehlungen über Annahme oder Ablehnung abgeben – die Entscheidung obliege aber immer dem Sachbearbeiter, betont der KI-Experte.

Bei den Asylakten ist das aktuell nicht der Fall. Van Dyck: „Es gibt auch genaue Leitlinien, wo Behörden KI einsetzen dürfen und wo nicht. Es hat auch etwas mit ethischen Aspekten zu tun“ (siehe auch Info-Box oben). Rolf Schwartmann sagt: „Solange die KI keine Entscheidungen trifft, sondern nur strukturiert und vorbereitet, ist das eine zeitgemäße und legitime Unterstützung. Rechtliche Probleme entstehen, wenn Roboter Entscheidungen treffen, worunter oft auch Vorentscheidungen fallen.“ Rechtskonformer Einsatz von KI in der Verwaltungsmodernisierung sei sinnvoll und wichtig, so der Experte. „Aber auch herausfordernd.“ Vor allem in sensiblen Bereichen.