Viele Handwerker kennen das. Ein Tool ist installiert, wird halbwegs genutzt, und trotzdem steckt man mehr Zeit im Büro als erhofft. Meistens liegt das nicht an fehlendem Fleiß, sondern daran, dass das Programm nicht wirklich passt, oder dass man es nicht so nutzt, wie es einen entlasten könnte.

Dieser Selbstcheck zeigt dir in 10 Minuten, wo du stehst.

Die Checkliste: 10 Fragen, die du dir jetzt stellen solltest

Geh die Fragen einfach durch. Für jedes Nein gibt es einen Punkt.

1. Kannst du eine Rechnung in weniger als 2 Minuten fertigstellen und verschicken?

Von Kundendaten eintragen über Positionen anlegen bis zum Versand per E-Mail: Ein gutes Rechnungsprogramm macht das zur Routine, nicht zur lästigen Aufgabe. Wer dafür noch 10 Minuten braucht, verschenkt pro Woche mehrere Stunden. Übrigens: Das gilt natürlich auch für E-Rechnungen, die Handwerker ab 2027 verpflichtend verschicken müssen.

2. Weißt du ohne langes Suchen, welche deiner Rechnungen gerade noch offen sind?

Offene Posten im Blick zu behalten sollte keine Detektivarbeit sein. Erst das Konto checken, dann eine Liste öffnen, dann manuell abgleichen: Das ist kein System, das ist Flickwerk. Und dabei passiert es schnell, dass ein Zahlungseingang übersehen oder eine Mahnfrist verpasst wird.

3. Erfasst du Belege direkt vor Ort, zum Beispiel per Handyfoto?

Kassenbon aus dem Baumarkt, Tankquittung, Materialrechnung vom Großhandel: Aus dem Auge, aus dem Sinn. Und wenn du deine Belege erfassen willst, findest du sie nicht wieder. Das bedeutet, dass du sie nicht als Betriebsausgabe absetzen kannst, denn es gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Im Zweifel zahlst du am Ende mehr Steuern als nötig.

4. Wandelst du Angebote mit wenigen Klicks direkt in Rechnungen um?

Dein Angebot wurde angenommen, du hast den Auftrag erfüllt, jetzt fehlt nur noch die Rechnung. Aber nochmal alle Positionen von Hand abzutippen ist unnötiger Aufwand. Ein gutes Rechnungsprogramm übernimmt das automatisch, inklusive Kundendaten und Positionen.

5. Gleicht dein Programm Zahlungseingänge automatisch mit deinen Rechnungen ab?

Manueller Kontoabgleich bedeutet: Kontoauszug öffnen, Betrag suchen, Rechnung raussuchen, abhaken. Das klingt nach 5 Minuten, summiert sich aber schnell auf Stunden im Monat. Mit dem richtigen Tool passiert das ganz automatisch und du siehst sofort, was wirklich noch offen und was schon bezahlt ist.

Halbzeit. Wie viele Punkte hast du bis hierhin schon gesammelt? Falls sich da schon einiges summiert, bist du nicht allein: Kontoabgleich und Belegchaos gehören zu den häufigsten Zeitfressern im Handwerksalltag. Bei sevdesk laufen genau diese Schritte automatisch im Hintergrund.

6. Kannst du Rechnungen und Angebote auch mobil erstellen, direkt vom Smartphone?

Als Handwerker bist du selten am Schreibtisch. Wer erst nach Hause fahren muss, um eine Rechnung zu stellen, verliert nicht nur Zeit, sondern manchmal auch den Moment, in dem der Kunde noch frisch an den Auftrag denkt.

7. Hast du jederzeit einen aktuellen Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben?

Spätestens zum Ende eines Quartals musst du wissen, was reingekommen und rausgegangen ist, denn dann wird die Steuer fällig. Wenn du dann erst alles zusammensuchst und ausrechnest, können böse Überraschungen bei der Höhe der Vorauszahlung kommen.

8. Kannst du Mahnungen mit wenigen Klicks direkt aus dem Programm heraus verschicken?

Mahnungen schreiben ist unangenehm. Wenn du das noch manuell per E-Mail oder Brief machst, kostet es dich zusätzlich Zeit. Ein gutes Rechnungsprogramm hat das Mahnwesen direkt integriert, sodass du in Sekundenschnelle Zahlungserinnerungen inkl. Rechnungskopie verschicken kannst.

9. Kannst du deinem Steuerberater Daten digital und ohne Aufwand übergeben?

Belege per Post, USB-Stick oder als E-Mail-Anhang schicken: Je mehr manuelle Arbeit beim Datenaustausch entsteht, desto mehr Stunden berechnet der Steuerberater am Ende. Ein DATEV-Export oder eine direkte Schnittstelle spart beiden Seiten Zeit und Geld. Plus: Mit einem guten Tool kannst du selbst vorkontieren und so noch mehr Steuerberaterkosten sparen.

10. Hat dein Rechnungsprogramm in den letzten 6 Monaten aktiv dazu beigetragen, dass du weniger Zeit im Büro verbringst?

Das ist die eigentliche Kernfrage. Ein Rechnungsprogramm ist kein Selbstzweck. Es soll dir Arbeit abnehmen, nicht nur digitalisieren, was du vorher auf Papier gemacht hast. Wenn du am Ende eines Werktags noch genauso lange am Schreibtisch sitzt wie vor der Einführung deiner Software, hat sich technisch zwar etwas verändert, aber nicht wirklich etwas verbessert.

Was dein Ergebnis bedeutet

Zähl zusammen, wie oft du mit Nein geantwortet hast.

0 bis 2 Punkte: Dein Setup funktioniert gut. Du nutzt dein Rechnungsprogramm effizient und holst das meiste raus.

3 bis 5 Punkte: Es gibt spürbare Lücken. Entweder fehlen dir wichtige Funktionen, oder du nutzt vorhandene Features noch nicht konsequent. Hier ist Potenzial.

6 bis 10 Punkte: Dein aktuelles Programm hält nicht, was ein gutes Rechnungsprogramm halten sollte. Du verlierst regelmäßig Zeit und möglicherweise auch Geld. Es lohnt sich, die Alternativen anzuschauen.

Wer bei diesem Check merkt, dass sein Programm hinter den Erwartungen zurückbleibt, hat oft zwei Möglichkeiten: die vorhandene Software besser kennenlernen, oder zu einem Tool wechseln, das die fehlenden Funktionen von Haus aus mitbringt.

sevdesk ist eine der meistgenutzten Optionen für Handwerker und Selbstständige in Deutschland und wurde vom Unternehmerportal FürGründer im großen Rechnungsprogramm-Test 2026 als Testsieger mit der Note 1,2 ausgezeichnet.

Wie findest du das richtige Rechnungsprogramm?

Wer wechseln möchte, steht oft vor der gleichen Frage: Welches Tool passt wirklich zu mir und meinem Betrieb?

Ein paar Punkte helfen bei der Entscheidung:

1. Funktionsumfang prüfen: Nicht jedes Programm kann alles. Wer DATEV-Export für seinen Steuerberater braucht, oder eine ELSTER-Anbindung für die Umsatzsteuervoranmeldung, sollte das vorab klären. Genauso das Thema mobile App: Wer viel unterwegs ist, braucht ein Tool, das auf dem Smartphone genauso funktioniert wie am Desktop.
2. Bedienung testen, nicht nur lesen: Testberichte und Vergleiche geben eine gute Orientierung. Aber ob ein Programm wirklich zu deinem Alltag passt, merkst du erst, wenn du es selbst benutzt. Die meisten guten Anbieter bieten eine kostenlose Testphase an, ohne Kreditkarte und ohne Vertrag. Nutze das.
3. Auf Skalierbarkeit achten: Als Solo-Selbstständiger hast du andere Anforderungen als ein Betrieb mit fünf Mitarbeitern. Ein gutes Rechnungsprogramm sollte mit dir wachsen können, ohne dass du nach zwei Jahren wieder wechseln musst.
4. Support nicht unterschätzen: Wenn du eine Frage hast oder etwas nicht funktioniert, willst du schnell eine Antwort. Schau dir an, welche Support-Kanäle ein Anbieter hat und wie schnell er erreichbar ist.

Die Lösung: Das sevdesk Rechnungsprogramm für Handwerker

Wenn du als Handwerker beim Selbstcheck gemerkt hast, dass dein aktuelles Setup Lücken hat, ist sevdesk einen Blick wert. Hier kurz, was das Tool konkret leistet:

1. Angebote und Rechnungen in Minuten: Vorlage auswählen, gespeicherte Kunden und Produkte hinzufügen, per E-Mail verschicken. Aus einem Angebot wird mit einem Klick eine Rechnung.
2. Viele Rechnungsfunktionen: Abschlags- und Teilrechnungen erstellen oder Arbeits- und Materialkosten voneinander trennen? Geht mit sevdesk.
3. Automatischer Bankabgleich: sevdesk verbindet sich mit deinem Geschäftskonto und ordnet Zahlungseingänge automatisch den passenden Rechnungen zu.
4. Belegerfassung per App: Foto machen, hochladen, fertig. Kein Papierstapel mehr, keine verlorenen Quittungen.
5. Mobil arbeiten: Angebote und Rechnungen direkt vom Smartphone, egal ob auf der Baustelle oder beim Kunden.
6. DATEV-Export und ELSTER-Anbindung: Dein Steuerberater bekommt die Daten, die er braucht, ohne Mehraufwand für dich.
7. Mahnwesen integriert: Zahlungserinnerungen direkt aus dem Programm heraus, ohne separate E-Mails schreiben zu müssen.

Was andere Handwerker sagen

Jetzt selbst ausprobieren

Du kannst sevdesk selbst 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte, ohne Vertragsbindung. Wer die Software einmal im echten Alltag ausprobiert hat, versteht schnell, warum sie im FürGründer Test die beste Note bekommen hat.

Weniger Bürostress. Mehr Zeit für das, was du wirklich kannst.