Ein Job mit mehr Freiheiten – eine tolle Vorstellung, auch für viele Menschen in Köln und der Region. Man kann seine Projekte selbst lenken und die Arbeitsweise spontan ändern, ohne dass der Chef ständig über die Schulter schaut. Aber diese Eigenständigkeit im Berufsleben hat auch ihre Tücken. Wer die eigene Arbeit organisieren soll, muss selbst für Ordnung sorgen, wo es keine festen Regeln gibt.

Dieses Können wird häufig einfach erwartet, besonders bei Leuten mit Uni-Abschluss, erklärt der Arbeitspsychologe Christoph Desjardins: „Aber das Fachwissen zu haben, bedeutet nicht automatisch, dass man auch die Methoden der Selbstorganisation beherrscht.“

Und das ist alles andere als einfach, was man da schaffen muss: „Es gilt, die Arbeitsmethoden selbst zu definieren, zu kontrollieren und zu überwachen“, so Desjardins. Die positive Nachricht ist aber: Man kann die erforderlichen Strategien erlernen.

Die größte Falle: Falsche Prioritäten setzen

Falls Sie Ihre To-dos nicht wie geplant schaffen, zu viele Projekte parallel laufen und die Stunden einfach nicht reichen, „dann liegt das oft an fehlender oder falscher Priorisierung“, erläutert Arbeitspsychologe Johannes Pfeifer, wie die dpa meldet.

Wer nicht erkennt, was tatsächlich Priorität hat, setzt seine Kraft häufig falsch ein. Man erledigt dann kleine, unwichtige Dinge, während die strategisch entscheidenden Vorhaben auf der Strecke bleiben.

Damit hängt auch eine Zeitplanung zusammen, die nicht realistisch ist. „Viele unterschätzen, wie lange Aufgaben tatsächlich dauern, und vergessen Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einzuplanen“, meint Pfeifer. Die Folge davon ist ein ständiger Druck durch die Zeit.

Mit einem klaren System zum Erfolg

Um Zeitdruck und Überlastung zu vermeiden, ist es nützlich, seine Aufgaben systematisch anzugehen. Welches Vorgehen zum persönlichen Rhythmus und Stil passt, muss jeder selbst herausfinden – und das nicht nur für einen Tag, sondern über eine längere Phase: „Verhaltensänderungen erfordern eine gewisse Zeit, eher drei Monate als drei Wochen“, sagt Christoph Desjardins.

Als erfolgreich haben sich unter anderem folgende Ansätze erwiesen:

Klare Ziele und feste Routinen helfen

Auch die Perspektive auf das große Ganze ist im Alltag eine Stütze. „Ziele und Visionen helfen uns, Prioritäten zu setzen“, erklärt Johannes Pfeifer. Man sollte dabei schrittweise vorgehen und sich langfristige, aber auch monatliche und wöchentliche Ziele stecken. Ein kurzes Zeitfenster jeden Morgen kann dann für die Planung des Tages und die Abstimmung genutzt werden: „Welche fixen Termine stehen an, welche Aufgaben aus meinen Zielen kann ich in den Tag packen und wofür stehen welche Ressourcen zur Verfügung?“

Ganz wichtig: Planen Sie nach anstrengenden Phasen bewusst Zeit zur Erholung ein, rät Pfeifer, der sich als Forscher auch mit Leistung, Stressbewältigung und Gesundheit befasst.

Routinen bringen Entlastung

Schließlich hat man nur „eine begrenzte Handlungsenergie pro Tag zur Verfügung“, so Christoph Desjardins, „und die muss vernünftig eingesetzt werden“. Feste Gewohnheiten können hier zusätzlich helfen, da sie die Menge der täglichen Entscheidungen verringern. Anstatt jeden Tag neu zu grübeln, wann man Mails checkt oder seine Aufgaben plant, legt man dafür einfach feste Zeiten fest.

Für das fokussierte Arbeiten an schwierigen Themen sind sogenannte Deep-Work-Phasen ideal. Dabei wird das Handy auf lautlos gestellt und das Mail-Programm beendet. Laut Christoph Desjardins klappt das zu Hause oft besser als in einem lauten Großraumbüro. Personen, die ihre Arbeit gut strukturieren können, ziehen meist einen Vorteil aus Modellen mit gemischter Anwesenheit.

Und was, wenn der Chef einfach zu viel verlangt?

Aber was macht man, wenn man die eigenen Werkzeuge zur Selbstorganisation beherrscht, die Chefetage aber einfach mehr fordert, als man leisten kann? „Oft werden die Mitarbeiter in Stressmanagement geschult, was jedoch zu kurz kommt, ist die Organisation des Teams. Die Führungskräfte haben auch die Aufgabe, das Arbeitsvolumen abzupuffern und gerecht zu verteilen“, unterstreicht Johannes Pfeifer.

Ein guter Vorgesetzter verteilt nicht einfach nur neue Aufträge, hebt Christoph Desjardins hervor, „sondern fragen: ‚Woran arbeitest du gerade, was sind die Prioritäten, welche Deadlines gibt es?‘“. Solche Chefs verstehen es auch, wenn man zu einer neuen Aufgabe mit Begründung sagt: „Nein, das geht gerade nicht“.

Ein entscheidender Punkt für eine funktionierende Selbstorganisation ist die Selbstwirksamkeit – also der Glaube an die eigene Stärke, auch knifflige Herausforderungen meistern zu können, erklärt Desjardins: „Selbstorganisation führt zu Erfolgserlebnissen und erhöht damit auch die wahrgenommene Selbstwirksamkeit.“ Wer sich gut organisiert, stärkt nicht nur seine methodischen Fähigkeiten, sondern auch die eigene geistige Fitness.

Aus diesem Grund lohnt es sich, sich mit diesen Techniken zu beschäftigen – oder als Chef oder Chefin die eigenen Leute dabei zu unterstützen. (red)

Dieser Inhalt wurde mit Hilfe von KI erstellt.