Der Terminkalender ist perfekt durchgetaktet, die Aufgabenliste fein säuberlich geordnet – doch dann wirft es den ganzen Plan um. Eine spontane Besprechung, ein eiliger Anruf, und zack, der Arbeitstag ist vorbei. Die allerwichtigste Aufgabe? Unvollendet.

Diesen Ärger kennt wohl jeder aus dem Arbeitsalltag. Je präziser die vorherige Planung war, desto heftiger ist die Enttäuschung. Dahinter steckt kein Pech, sondern schlichte Psychologie. Wer akribisch plant, rechnet fest mit dem Erfolg. Scheitert man, wird die Schuld schnell bei sich selbst gesucht. Das steigert den Frust und das persönliche Stressempfinden.

Studie enthüllt: Perfekte Planung kann Stress sogar verschlimmern

Dieses psychologische Muster erläutert Nina Trenz Komann. Sie ist wissenschaftliche Mitarbeiterin in der Arbeitsgruppe Organisations- und Wirtschaftspsychologie an der TU Darmstadt. Ihre Erkenntnisse basieren auf einer neuen Studie. Dafür hat sie zusammen mit einer Forscherkollegin 192 Arbeitnehmer aus diversen Sektoren befragt. Die Befragung lief über fünf Tage, wobei die Teilnehmenden zweimal pro Tag Auskunft gaben.

Das Resultat ist ein echter Augenöffner: An Tagen, wo alles nach Plan lief, verringerte die Vorbereitung tatsächlich das Stressempfinden. Wenn die Ziele jedoch verfehlt wurden, schoss das Stresslevel bei den Personen besonders in die Höhe, die ihre Tage sehr akribisch durchgeplant hatten.

Den Arbeitstag klug planen – ohne in die Frustfalle zu tappen

Was ist also die Konsequenz? Komplett auf Planung zu verzichten, ist auch keine Option. Korrekt geplante Tage sind schließlich produktiver und ruhiger. Wer Ärger und Anspannung umgehen möchte, muss auf die passende Methode setzen. Die Expertin Trenz Komann rät dazu, Prioritäten für Ziele zu setzen und für Aufgaben feste Zeitblöcke einzuplanen. Zum Beispiel so: „E-Mails checken zwischen 14 und 15 Uhr“.

Ebenfalls nützlich sind sogenannte Wenn-dann-Konzepte. Diese legen fest, zu welchem Zeitpunkt und auf welche Weise eine Tätigkeit erledigt wird: „Sobald ich aus der Mittagspause zurück bin, beginne ich direkt mit den Präsentationsfolien.“

Notfallpläne und die richtige Haltung für den Ernstfall

Darüber hinaus empfiehlt die Psychologin, von Anfang an einen Plan B zu haben. Was passiert, falls Besprechungen, Telefonate oder sonstige Störungen den Tagesablauf sprengen? Wer sich abends auf eine ungestörte Stunde verlassen kann, steckt unvorhergesehene Verzögerungen einfacher weg.

Und wenn selbst das scheitert? Dann helfen Techniken zur Gefühlssteuerung, um mit der Anspannung besser fertigzuwerden. Ein simpler Blickwechsel nach der Devise: Jeder Fehler ist eine Lektion. Anstatt sich auf das Unerledigte zu fixieren, sollten sich Angestellte lieber vor Augen führen, welche bedeutenden Etappen sie gemeistert haben. Das sind kostbare Erkenntnisse, die für die Zukunft nützlich sind. (dpa/red)

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