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Kommunikation: Wichtige Regeln für berufliche Mails

Wer aus Versehen eine E-Mail falsch verschickt, muss schnell sein.
Wer aus Versehen eine E-Mail falsch verschickt, muss schnell sein.
 Foto: dpa-tmn

Dutzende Smileys, falsche Rechtschreibung, zu früh abgeschickt: Bei Job-Mails lauern peinliche Fettnäpfchen. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie beim Schriftverkehr achten müssen. Und was Sie tun können, wenn eine E-Mail aus Versehen an den Chef ging.

Die E-Mail hat in der beruflichen Kommunikation eine zentrale Funktion übernommen, Tag für Tag werden unzählige elektronische Briefe verschickt. Doch während der gute alte Brief auf Papier selten ohne eingehende Überprüfung auf Rechtschreib- oder Formfehler abgeschickt wird, sieht sein virtuelles Pendant oft wie Kraut und Rüben aus.

Richtige Anrede und Namen

Formelle Regeln sind im elektronischen Geschäftsbrief aber genauso wichtig wie Fragen der Etikette. Wer zum Beispiel den Namen eines Geschäftspartners falsch schreibt, obwohl er dessen richtige Schreibweise der Signatur oder E-Mail-Adresse entnehmen könnte, wirkt unaufmerksam und damit letztendlich auch unhöflich.

Arbeitnehmer sollten beim Schreiben einer geschäftlichen E-Mail keinen Unterschied zum klassischen Brief auf Papier machen: Anreden wie „Sehr geehrte/r“ und Verabschiedungen wie „Mit freundlichen Grüßen“ sind Pflicht, so Dr. Martina Dressel. Abkürzungen sind jedoch in Ordnung. Bei der Verkürzung „Mfg“ sei ein Missverständnis schließlich auszuschließen, sagt Prof. Dr. Jannis Androutsopoulos, Medienlinguist an der Universität Hamburg.

Auf Emoticons sollten Mitarbeiter verzichten. In geschäftlichen E-Mails hätten sie nichts zu suchen, sagt Ralf Tjarks. Der Absender müsse immer damit rechnen, dass der Empfänger die Signale nicht eindeutig entschlüsseln könne. Das kann schnell zu Missverständnissen führen. Und diese können ebenso peinlich sein wie eine E-Mail, die versehentlich den falschen Adressaten erwischt.

Auf Groß- und Kleinschreibung achten

Über achtlose Rechtschreibung und willkürliche Groß- und Kleinschreibung wird inzwischen oft hinweg gesehen, so verbreitet ist sie schon. Wer aber beim Adressaten punkten will, zum Beispiel bei einer Bewerbung oder einem wichtigen Geschäftskontakt, sollte sich solche Patzer nicht erlauben.

Auch unter Kollegen sind ein paar Regeln zu beachten, eine davon ist: geduldig bleiben. Wer nicht innerhalb von Minuten eine Antwort erhält, sollte nicht sofort per Mail drängeln. Vielleicht befindet sich der Kollege in einer Besprechung und kann gar nicht antworten. In dringenden Fällen ist ein Anruf effektiver.

Falsch verschickt - und dann?

Das dürfte vielen schon einmal passiert sein: Die schnell getippte E-Mail geht nicht an den besten Freund, sondern an den Chef - denn beide haben zufällig den gleichen Vornamen. Oder eine süffisante Bemerkung zu einer E-Mail mit Arbeitsanweisungen vom Vorgesetzten landet nicht nur beim Kollegen am Nachbartisch - sondern durch einen falschen Klick auf „Alle antworten“ im ganzen Büro. In so einem Moment hilft einem nur, im Boden zu versinken - oder?

Zunächst einmal kann man versuchen, den elektronischen Brief zurückzuholen. Einige E-Mail-Programme böten diese Möglichkeit, erklärt Kommunikationscoach Martina Dressel. Doch zu viel Hoffnung sollten Tollpatsche sich nicht machen. Für die Vertuschung des Fauxpas müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein. Der Empfänger muss erstens auf dem gleichen Server E-Mails empfangen wie der Absender. Das ist zwar innerhalb von Unternehmen oft üblich - doch sobald eine E-Mail an einen Kunden geht, sieht der Absender alt aus.

Zweitens darf der Adressat seine Nachricht noch nicht gelesen haben. Schnelles Handeln ist gefragt. In Outlook funktioniert das Zurückrufen einer Nachricht im Ordner „Gesendete Elemente“. Über den Button „Aktionen“ und „Diese Nachricht zurückrufen“ kann die falsch adressierte E-Mail beim Empfänger gelöscht werden oder durch eine angemessene E-Mail ersetzt werden.

Nicht selten ist eine rettende Rückruf-Aktion aber nicht möglich. Eine zweite E-Mail zur Ehrenrettung hinterherzuschicken, ist aber wenig sinnvoll. „Wenn das Kind erst einmal in den Brunnen gefallen ist, macht eine Entschuldigungs-E-Mail die Angelegenheit erst richtig lächerlich“, sagt Kommunikationsberater Ralf Tjarks. Besser sei es, mit dem Adressaten der E-Mail das persönliche Gespräch zu suchen. (jey/ksta)

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